Adviezen voor de ceremoniemeester

Je vriend of vriendin gaat trouwen en jij bent gevraagd om de ceremoniemeester van deze dag te zijn. Een hele eer maar ook een taak die veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Je bewaakt de planning, overlegt met de leveranciers en staat paraat om kleine probleempjes op te lossen. Je zorgt er kortom voor dat het bruidspaar zorgeloos kan genieten van deze speciale dag. Wij helpen jou graag op weg!

Samen beslissen

Roze of rode ballonnen? Je staat als ceremoniemeester voor een keuze maar weet niet goed waar je voor moet gaan. Overleggen! Neem nooit zelf beslissingen waar je over twijfelt. Het aanstaand bruidspaar heeft vaak al alles tot in de detail uitgedacht. Som de zaken waar je tegenaan loopt op en plan een contactmoment met het paar om alles in één keer te bespreken. Zo heb je alles netjes in overleg gedaan en hoef je het paar niet vaak te storen.

Afspraken bevestigen

Des te groter de bruiloft, des te meer leveranciers. Van de bloemist en visagist tot de cateraar en fotograaf. Ieder met z’n eigen pakket aan afspraken en ieder met een eigen prijskaartje. Laat afspraken die jullie (mondeling) hebben gemaakt per mail bevestigen door de leverancier. Zo komt het paar niet voor verrassingen te staan en kan je achteraf alles nazoeken.

Draaiboek maken

Voer je vaker projectdagen uit? Dan zul je ongetwijfeld al eens een draaiboek in handen gehad hebben. Voor een bruiloft is een draaiboek ideaal. Hoewel het vormgeven van het draaiboek meestal gedaan wordt door de locatiemanager of cateraar, kan het voorkomen dat jij hiervoor gevraagd wordt. Neem alle leveranciers op in de planning en wees volledig. Wie komt hoe laat? Waar moet wat worden geleverd? Hoe lang duurt welke activiteit? Wees ruim in het tijdspad. De geplande activiteiten lopen immers vaak uit. Wij raden tabellen in Microsoft Word aan voor het maken van een draaiboek.

Check, check, dubbel check!

Is het draaiboek af? Laat iemand anders er dan een kritische blik op werpen. Zo weet je zeker dat je alles duidelijk genoeg hebt omschreven voor een ander. Tot de laatste dagen voor de bruiloft wijzigen er vaak nog dingen in de planning. Dat is niet te voorkomen. Probeer de definitieve versie van het draaiboek hierop aan te passen en zorg dat je deze geprint bij hebt op de dag zelf.

Wedding DJ

Veiligheid

Niet het meeste hotte item van de bruiloft maar wel eentje die vaak over het hoofd gezien wordt. Zorg dat je voorbereid bent om kleine problemen op te lossen. Denk aan het meenemen van EHBO spullen, een paraplu, platte schoenen, een extra paar panty’s, tissues, deodorant etc. Safety first!

Zorg dat gasten jou weten te vinden

Als ceremoniemeester ben jij het aanspreekpunt voor gasten, leveranciers en anderen. Dat begint al ruim vóór de bruiloft. Zorg dat het bruidspaar kenbaar maakt aan de gasten dat jij de ceremoniemeester bent. Een eigen e-mailadres voor alles rondom de bruiloft kan hierbij erg handig zijn. Deze kan je tevens gebruiken om afspraken met leveranciers op te laten bevestigen zoals eerder in dit artikel genoemd. Dingen die je kan verwachten zijn: dieetwensen, verzoeken van mindervaliden voor speciale voorzieningen, stukjes die gasten voor willen dragen aan het paar en vragen met betrekking tot het parkeren bij de locatie.

Het moment: de grote dag!

Voorkom stress en wees ruim op tijd. Loop alles even na en laat bij de cateraar en locatiemanager even weten dat jij het aanspreekpunt bent van de dag. Spreek eventueel de dag door met de aanwezige leveranciers, fotograven of artiesten zodat ook zij weten wat ze kunnen verwachten. Houd tijdens de dag het draaiboek goed in de gaten en los problemen zoveel mogelijk zelf op zonder het bruidspaar erbij te betrekken zodat zij maximaal kunnen genieten van hun dag. Vergeet tot slot niet te genieten van de bruiloft, jij hebt het immers verdiend!

Hulp of advies

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen als ceremoniemeester to be? Neem dan vrijblijvend contact op. Timebeatz denkt graag met jou mee op het gebied van entertainment en alles daaromheen.